Hvordan gjøre papirdokumenter digitale og klare for gjenbruk
"Det papirløse kontoret" har vært annonsert i minst et par tiår. Men vi vet alle at svært få kontorer i dag er papirløse. Brev, fakturaer, dokumentasjon og arkiverte dokumenter finnes ofte bare på papir. Og den vanlige arbeidsflyten for disse har vært: skanning og arkivering. Du kan gjøre dem søkbare og se på dem, men hvis du vil gjøre gjenbruk av det faktiske innholdet?
Med ny teknologi kan du skanne og digitalisere papir til formaterte tekstdokumenter, regneark, presentasjoner og til og med websider. PixEdit Desktop lar deg skanne dokumenter veldig enkelt og deretter bruke den svært nøyaktige OCR-teknologien (Optical Character Recognition) for å lagre dokumentet for eksempel i et Microsoft Office-format eller som en PDF med formatert tekst.
Denne artikkelen gir deg en rask introduksjon til 'Fil eksportér' funksjonen i PixEdit Desktop.
Fil Eksporter dialogen
Ved første øyekast kan Fil Eksporter dialogen virke litt overveldende.
Så la oss først prøve å få en oversikt: Den øvre halvdelen er i utgangspunktet en filutforsker, som lar deg spesifisere hvilke sider i det gjeldende dokumentet du vil eksportere, og mappen og navnet på den eksporterte filen. I den nedre halvdelen har du alle alternativene for hvordan du eksporterer dokumentet.
Begynn med den øvre halvdelen og spesifiser sideomfang, navn og mappe.
Eksportalternativer
I den nedre halvdelen starter du med å velge filformat (filtype) du vil eksportere. Du vil se at nedtrekkmenyen inneholder ganske mange alternativer, fra veldig enkle tekstformater til kontordokumentformater og PDF. Hvert av disse formatene har sine egne muligheter og begrensninger, så du vil merke at tilgjengeligheten til alternativene lenger nede vil variere avhengig av formatet du velger. Dette vil hjelpe deg på veien til å velge de riktige alternativene for eksporten.
Layout
Det mest grunnleggende alternativet for en eksport er "Layout". Som navnet tilsier, spesifiserer det hvordan, eller "i hvilken grad", den samlede utformingen av originaldokumentet beholdes. For å forstå bedre hvordan dette alternativet påvirker eksporten din, er det sannsynligvis best å prøve alle tilgjengelige alternativer og se på resultatene. Du vil legge merke til at "Lag body-tekst" generelt resulterer i et dokument uten noen layout i det hele tatt, "Behold ord- og avsnitt format" vil bevare den grunnleggende utformingen, for eksempel avsnitt, skriftstørrelser, osv. Og til slutt, "Gjenskap kildedokument "gir deg den mest nøyaktige gjengivelsen av oppsettet i originalen. Hvilket alternativ du velger er sannsynligvis veldig avhengig av hvordan du planlegger å bruke det eksporterte dokumentet i arbeidsflyten. (Merk at ikke alle disse valgene er tilgjengelige for alle formater.)
Modes
"Fargemodus" spesifiserer hvordan (eller om) farger skal beholdes. I utgangspunktet kan du velge mellom svart og hvitt, gråtoner eller farge. Alternativet "Ukjent" betyr "bruk farger hvis det er noen". Nå er "Behold fargemodus" relatert til "Fargemodus". Du kan velge mellom å beholde bare fargen på tekst eller fargen på både tekst og bakgrunn. Forholdet mellom de to kan forklares med et eksempel: Hvis du har spesifisert "Gråtoner" som "Fargemodus", "Tekstfarge" som "Behold fargemodus" og dokumentet inneholder blå tekst, vil den blå teksten bli konvertert til gråtoner.
Kolonnemodus forstås best hvis du prøver ut de forskjellige alternativene for filformatet du bruker. Du vil merke at for eksempel for Microsoft Word-format, hvis du spesifiserer ett av alternativene "Oppdage" vil føre til en normal tekstflyt med avsnitt, mens "Ignorer" vil resultere i et dokument med tekstområder for hvert avsnitt. Prøv dem og velg den som er mest praktisk for arbeidsflyten.
Andre innstillinger
"Slå sammen linjer i avsnitt" - Av: Et returtegn settes inn på slutten av hver linje i et avsnitt. På: Ingen returtegn er satt inn i et avsnitt. Dette resulterer i en mer naturlig flyt hvis du planlegger å endre dokumentet.
"Inkluder grafikk" - Av: Grafikk, dvs. elementer som ikke blir gjenkjent som tekst, blir utelatt. På: Grafikk blir inkludert som bilder.
Andre alternativer gjelder bare for spesifikke formater. Foreløpig lar vi deg eksperimentere med disse på egen hånd.
Vi håper denne artikkelen vil hjelpe deg å komme i gang med å skanne papirdokumenter og konvertere dem til kontordokumenter som kan gjenbrukes. For mer informasjon, se brukerhåndboken for PixEdit Desktop. Legg gjerne igjen kommentarer du måtte ha nedenfor.